Personalvyn · Alla funktioner ingår i priset
Schemaläggning och bemanningsplanering
Före Personalvyn
- Schemat byggs i Excel och krockar först när det trycks ut
- Jagar personal per telefon när någon blir sjuk
- Timmar och kundpriser samlas i olika dokument
- Personal- och kunduppgifter skrivs in för hand i flera listor
Med Personalvyn
- Återanvänd passmallar och få överblick över bemanningen
- Lediga pass öppnas i appen och personalen önskar själva
- Godkända timmar och kundpriser blir fakturaunderlag
- Personal och kunder importeras från Fortnox med ett klick
Schemaläggning av personal – från behov till publicerat schema
Börja med vilka arbetspass som behöver bemannas och vem som kan arbeta. I Personalvyn hör planeringen ihop med personalens app och uppföljningen av timmarna, så att ni inte behöver föra över varje ändring mellan separata listor.
- 1
Utgå från arbetsplatsens behov
Lägg in personal och välj vilka som ska tillhöra respektive schema. Skapa passmallar med arbetstid, rast och kompetenskrav. När ett projekt väljs på mallen följer projektnamnet och adressen med till personalens app.
- 2
Bemanna med tillgänglig personal
Lägg ut passen i schemat och tilldela rätt person. Se personalens tillgängliga dagar och registrerad frånvaro. Kompetenskrav och kontroll av dubbelbokningar hjälper dig att undvika att lägga ett pass på fel person.
- 3
Publicera och följ upp
Publicera när schemat är klart. Personalen ser sina egna arbetspass i appen och får notiser enligt sina inställningar. Efter arbetet kan administratören jämföra schemalagd och stämplad tid och attestera den tid som ska användas i underlagen.
Bemanningsplanering när ett pass saknar personal
Behöver flera personer arbeta på samma tid och plats? Skapa flera likadana lediga pass och följ hur många som återstår att bemanna. Pass på olika projekt hålls isär. När behovet ändras kan administratören eller chefen justera passen och skicka förfrågningar till utvald personal.
Medarbetarnas tillgängliga dagar och önskemål samlas i programmet. Ni styr vilka som får se och önska lediga pass i varje schema.
Tidrapportering och stämpelklocka efter passet
Personalen stämplar in, ut och rast på sina bokade arbetspass i appen. En gemensam stämpelklocka kan också användas på arbetsplatsen. Administratören väljer datum, öppnar personens arbetade pass och väljer att attestera schemalagd eller stämplad tid.
De attesterade timmarna blir underlag för lön och fakturering. Med Fortnox-kopplingen kan fakturaunderlaget föras över som utkast för granskning, med kundens priser och OB-regler.
Läs om attest och fakturaunderlag till FortnoxAlla funktioner, samlat
Personalvyn täcker hela vägen: planering, bemanning, stämpling, attest och underlag till lön och faktura. Du väljer själv vilka delar du börjar med – inget av det låses bakom ett dyrare paket.
Flera scheman. En överblick.
Planera med mallar, dra ut pass och publicera när du är klar. Välj vilka scheman varje person tillhör och vem som får se och önska lediga pass.
Personalens egen app
Mina, Lediga och Tid. Egna pass med plats och kollegor, tillgängliga dagar och stämpling kopplad till dagens bokade pass.
Rätt kompetens på rätt pass
Kompetenskrav på kund och pass, personalgrupper och utbildningsbevis med utgångsdatum. En av de valda alternativa kompetenserna räcker.
Passförfrågningar & meddelanden
Skicka lediga pass till utvalda personer: önska för godkännande eller ta direkt. Samla meddelanden och svar från personalen direkt i appen.
Tidrapport & attest
Välj datumintervall, jämför arbetade och stämplade pass per person och attestera ett pass eller hela raden.
Kunder & fakturaunderlag
Attesterade timmar blir fakturaunderlag med kundens priser, artikelnummer och OB-regler. Välj en rad per pass eller summerat arbete.
Anställningsavtal med e-signering
Skapa avtalsmallar, bifoga PDF och skicka till personalen. De signerar direkt i appen med underskrift, tidsstämpel och kontrollsumma.
Utlåning med kvittens
Låna ut nycklar, telefoner och utrustning. Personalen signerar villkoren i appen och återlämningen kvitteras.
Stämpelklocka med personnummer
En gemensam kiosk på arbetsplatsen. Personalen stämplar in, ut och rast med personnummer — och arbetsplatsen sparas.
Ett samlat personalregister
Anställningsnummer, kompetenser, utbildningsbevis, avtal och anhöriga på personkortet. Kunder, projekt med timpris eller månadspris — allt på samma plats.
Flera företag. Ett konto.
Personal som jobbar hos flera arbetsgivare växlar mellan företagen och får notiser från alla. Tydliga roller och separata data per företag.
Notiser i realtid
Pushnotiser om nya pass, förfrågningar och meddelanden — även när appen är stängd. Varje person väljer själv vilka notiser som kommer fram.
Rapporter från passet
Personalen skriver rapporter och händelser direkt från passet. Kollegorna på samma pass ser dem och får en notis, admin ser alla. Raderas automatiskt efter 30 dagar.
Mina anteckningar
Varje person får en egen anteckningsbok i appen med rubrik, händelse och datum. Anteckningarna sparas i 30 dagar och raderas sedan automatiskt.
Att göra-mallar
Lägg en uppgift med tid, datum, påminnelse och bifogad fil på en person — som en påminnelse i kalendern. Den påverkar inte arbetstiden och krockar aldrig med ett pass.
Flera lediga pass på en gång
Skapa flera likadana lediga pass i ett svep. Antalet räknas ner automatiskt allt eftersom passen tilldelas.
Egna kontroller på personalkortet
Skapa egna Ja/Nej-kontroller, till exempel Påanmäld hos Länsstyrelsen. Svarar någon Nej stoppas bokningen med en tydlig varning.
Geostaket per kund
Rita en ring på kartan för varje kund med adressökning. Slå på eller av staketet separat per kund.
Så funkar det
Samla företaget
Lägg in personal, kunder, kompetenser och scheman. Bjud in med en inloggningslänk eller företagets inbjudningskod.
Planera och bemanna
Återanvänd mallar, skapa dag- och nattpass och tilldela rätt person. Skicka förfrågningar när du behöver fylla ett ledigt pass.
Stämpla, attestera, följ upp
Personalen stämplar på sina bokade pass. Godkänn tiden och samla kundernas timmar till faktura- och löneunderlag.
Alla avtal på samma plats
Anställningsavtal, kundavtal och utlåningsavtal samlas i Personalvyn. Bifoga avtalsfiler, skicka för signering och följ status på samma plats som personal och kunder.
Anställningsavtal
Mallar, PDF-bilaga och digital signering i appen. Se vem som signerat, avböjt eller väntar.
Utlåningsavtal
Villkor och underskrift låses vid signering. Återlämning kvitteras av båda parter.
Kundavtal
Flera avtal per kund med filbilagor. Båda parter signerar och avtalen sparas på kunden som underlag.
Vill du se allt i praktiken?
Under en provperiod på 30 dagar har ni tillgång till alla funktioner, utan betaluppgifter.
Frågor om personalschema och bemanning
- Kan vi ersätta ett personalschema i Excel?
- Ja. Ni lägger in personal, bygger passmallar och planerar i Personalvyn i stället för i ett kalkylark. Det publicerade schemat blir tillgängligt i personalens app. Ni kan registrera personalen manuellt eller välja vilka personer som ska importeras från Fortnox.
- Hur fyller vi lediga pass?
- Ni kan göra pass synliga för personal med rätt åtkomst eller skicka en förfrågan till utvalda personer. Personalen önskar pass för godkännande. I en riktad förfrågan kan ni också tillåta att mottagaren tar passet direkt.
- Vem får skapa och ändra schemat?
- Administratörer och chefer skapar, ändrar, tilldelar och publicerar arbetspass. Anställda ser sina egna pass och kan lämna önskemål och rapportera tillgängliga dagar, men ändrar inte företagets schema.
- Måste vi använda Fortnox?
- Nej. Schemaläggning, personalapp, stämpelklocka och attest fungerar utan Fortnox. Kopplingen är valfri och kan användas för import av personal och kunder samt för överföring av fakturaunderlag. Eget Fortnox-abonnemang krävs separat.
Behöver du hjälp att komma igång?
Vi berättar hur Personalvyn passar ert företag och hjälper er att sätta upp personal, kunder och scheman.